Privātuma politika

1. Vispārīgā informācija

1.1. SIA „BALTU KOKS” (turpmāk – Pārzinis) personas datu apstrādes privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt fiziskajai personai (turpmāk – Datu subjekts) vispārīgu informāciju par personu datu apstrādi, apstrādes nolūku, apjomu un aizsardzību, kā arī informēt Datu subjektu par tā tiesībām un pienākumiem.
1.2. Apstrādājot personas datus Pārzinis ievēro Latvijas Republikas spēkā esošos normatīvos aktus, kā arī Eiropas Parlamenta un Padomes regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula), turpmāk arī – VDAR un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.
1.3. Visi termini, kas tiek lietoti Privātuma politikā, tiek tulkoti Vispārīgās datu aizsardzības regulas izpratnē.
1.4. Pārzinim, lai izpildītu tās funkcijas un sniegtu pakalpojumus visefektīvākajā veidā, ir nepieciešams vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida informāciju par Datu subjektiem.
1.5. Šo privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz personām, kuras:
1.5.1. ir Pārziņa klienti, kuri ir saņēmuši vai saņem Pārziņa pakalpojumus (mežsaimniecības,
mežizstrādes pakalpojumus);
1.5.2. pārdod vai vēlas pārdot Pārzinim nekustamo īpašumu vai cirsmas;
1.5.3. ir izmantojušas, izmanto vai izteikuši vēlēšanos izmantot Pārziņa piedāvātos
pakalpojumus;
1.5.4. jebkādā citā veidā ir sadarbojušās, sadarbojas vai izteikušas vēlēšanos sadarboties ar
Pārzini (tajā skaitā, piedalīties Pārziņa personāla atlases procesā, nosūtījušas vēstules
Pārzinim);
1.5.5. Pārziņa sadarbības (biznesa) partneriem (fiziskām personām), Pārziņa sadarbības
partneru (juridiskām personām) nodarbinātajām/pilnvarotajām personām, kuras
nodrošina sadarbības īstenošanu atbilstoši uzņemtajām līgumsaistībām.
1.6. Šo privātuma politiku nepiemēro attiecībā uz Pārziņa darbinieku personas datu apstrādi.

2. Informācija par Pārzini

2.1. Pārzinis personas datu apstrādei ir SIA “BALTU KOKS”, adrese Vecā ostmala 10,
Liepāja, LV-3401, tālrunis +371 26456375, elektroniskā pasta adrese:
info@baltukoks.lv.
2.2. Pārzinis apstrādā personas datus saskaņā ar šajā Privātumu politikā norādīto.
2.3. Pārzinis var apstrādāt personas datus arī kā citu personu pilnvarots apstrādātājs
(piemēram, veicot kādu pakalpojumu, kā pilnvarotā persona). Citu atbildīgo pārziņu
personas datu apstrādei var tika piemēroti attiecīgo atbildīgo pārziņu privātuma
noteikumi, politika vai savstarpējās vienošanās.

3. Datu aizsardzības principi

3.1. Pārzinis veicot datu apstrādi ievēro šādus principus:
3.1.1. apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu
drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu
nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai
organizatoriskos pasākumus. Pārzinis veic atbilstošus pasākumus, lai personas datu
apstrāde notiktu atbilstoši normatīvo aktu prasībām;
3.1.2. apstrādā personas datu likumīgi, godprātīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā;
3.1.3. vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku
apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā. Izņemot, ja tas būs
nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.
3.1.4. apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes
nolūku sasniegšanai;
3.1.5. apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
3.1.6. personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas
datus apstrādā;

4. Personas datu apstrādes nolūki, tiesiskie pamati un glabāšanas termiņš

4.1. Pārzinis apstrādā Datu subjekta personas datus ievērojot 3.punktā minētos principus un
tikai, tad kad ir tiesiskais pamats to darīt. Pārzinis veic personas datu apstrādi
sekojošiem nolūkiem:
4.1.1. Tiešo pakalpojumu nodrošināšanai
Šīs datu apstrādes ietvaros ietilpst ienākošo klientu pieteikumu (piedāvājumu) apstrāde,
meža, cirsmu, zemes un apaļkoku iepirkšana, kā ietvaros tiek apsekoti un novērtēti
nekustamie īpašumi, izteikti piedāvājumi, tiek slēgti un izpildīti pirkuma līgumi, kā arī tiek
nodrošināti mežsaimniecības pakalpojumi.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • Klientu pieteikumu (piedāvājumu), nekustamā īpašuma apsekošanas un
    piedāvājuma izteikšanas apstrādē – Īpašuma nosukums, kadastra numurs, pagasts,
    vēlamā pārdošanas cena, telefona numurs, e-pasts, cita klienta pirmreizēji sniegtā
    informācija, informācija par īpašumu, piedāvātā cena;
  • Nekustamo īpašumu un apaļkoku pirkšanas līgumu noslēgšanai un izpildei –
    vārds, uzvārds, personas kods, adrese, informācija par īpašumu, paraksts, informācija
    par laulāto, konta numurs, nodokļu samaksas, elektroniskā paraksta esamība,
    zemesgrāmatā un kadastrā pieejamā informācija;
  • Mežsaimniecības pakalpojumu nodrošināšanai – Vārds, uzvārds, personas kods, numurs, e-pasts, paraksts, informācija par veikto mežsaimniecības pakalpojumu;

Tiesiskais pamats:

  • Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts),
    apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar klientu;
  • Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde
    tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, piemēram, reģistrētu īpašumu
    zemesgrāmatā, pierādītu cirsmas izcelsmi u.c.;
  • Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai
    novērtētu īpašumu, sagatavotu piedāvājumu, nodrošinātu saziņu ar klientu;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšana tiek veikta dažādus termiņus līdz tiek sasniegts noteiktas
personas datu apstrādes nolūks, piemēram, noslēgtie nekustamā īpašuma pirkuma līgumi tiek
uzglabāti pastāvīgi, noslēgtie pakalpojuma līgumi 10 gadus pēc līguma saistību izpildes,
saņemtie klientu pieteikumi 2 gadus, 20 gadus ar mežsaimniecības pakalpojumu sniegšanu
saitīto datu apstrāde.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki – nekustamā īpašuma speciālisti, mežsaimnieki, jurists,
    grāmatvedība, biroja administrators, datu ievades operatori;
  • Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu
    uzturētājs u.c.;
  • Trešās personas – zvērināti notāri, Zemesgrāmatas tiesa, apaļkoku pircēji;

4.1.2. Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un
pienākumu realizēšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros tiek apstrādāti pretendentu atsūtītie CV un motivācijas vēstules, tā
atbilstības izvērtēšanai vakantajai amata vietai.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • CV un motivācijas vēstulē iekļautā informācija – vārds, uzvārds, kontaktinformācija,
    iepriekšējā darba pieredze, informācija par iegūto izglītību u.c..

Tiesiskais pamats:

  • Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde
    tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, piemēram, Darba likumu.;
  • Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai
    novērtētu pretendanta atbilstību vakantajam amatam;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 4 mēneši pēc vakances aizpildīšanai vai 6
mēneši, ja Jūs sniedzat piekrišanu sava CV uzglabāšanai šādu termiņu.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki – biroja administrators, tās struktūrvienības vadītājs,
    kurā piesakaties uz vakanci;
  • Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu uzturētājs;

4.1.3. Lietvedības procesu nodrošināšanai, Ienākošo dokumentu saņemšanai, apstrādei
un reģistrēšanai, Nosūtāmo dokumentu sagatavošanai un reģistrēšanai

Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis organizē saņemto un izejošo dokumentu apriti, to reģistrēšanu un atbilžu sagatavošanu.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • Saņemtājā dokumentā norādītā informācija, piemēram, vārds, uzvārds, adrese,
    iesnieguma saturs. Gadījumā, ja vēstuli iesniedz juridiskas personas, tad tiek
    apstrādāti dokumenta gatavotāja personas dati, ja tādi norādīti.

Tiesiskais pamats:

  • Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), apstrāde
    tiek veikta, lai izpildītu ārējo normatīvo aktu prasības, šis tiesiskais pamats
    piemērojams, ja atbildes sagatavošanas nepieciešamību nosaka normatīvie akti,
    piemēram, realizējot Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā noteiktās datu
    subjektu tiesības;
  • Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai izskatītu Jūsu iesniegumu un sniegtu uz to atbildi;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 10 gadi.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki – biroja administrators, citi pilnvarotie darbinieki
    atbilstoši kompetencei;
  • Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu
    uzturētājs;

4.1.4. Saimniecisko darījumu noslēgšanai un izpildei

Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis slēdz sadarbības līgumus gan ar juridiskām, gan ar fiziskām personām, kā ietvaros tiek veikta personas datu apstrāde.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • Slēdzot līgumu ar Juridiskām personām var tikt apstrādāti juridisko pārstāvju,
    kontaktpersonu personas dati – vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa numurs, paraksts;
  • Slēdzot līgumus ar fiziskām personām – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, e-pasts, tālruņa numurs, paraksts, norēķinu informācija un cita ar līgumu saistītā informācija;

Tiesiskais pamats:

  • Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts),
    apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar līgumslēdzēja
    pusi, kura ir fiziska persona;
  • Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai
    atbilstoši noslēgtajam sadarbības līgumam spētu izpildīt uzņemtās saistības un
    sazināties par līguma izpildes saistītiem jautājumiem;

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšanas termiņš ir 10 gadi pēc līguma saistību izpildes.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki – biroja administrators, citi pilnvarotie darbinieki
    atbilstoši kompetencei, kas atbildīgi par līguma izpildi;
  • Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – e-pasta pakalpojuma nodrošinātājs, IT sistēmu
    uzturētājs;
    4.1.5. Grāmatvedības kārtošanai atbilstoši normatīvajiem aktiem
    Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis kārto grāmatvedību atbilstoši normatīvajiem aktiem
    uzskaita izdevumus un ieņēmumus, izraksta rēķinus, veic grāmatojumus, sniedz informāciju
    uzraudzības iestādēm par veiktiem darījumiem.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • Personas dati, kas var tikt ietverti izrakstītos vai saņemtos grāmatvedības
    dokumentos, veicot savstarpējos norēķinus – vārds, uzvārds, personas kods, adrese, e-pasts, paraksts, norēķinu informācija, norēķinu konta numurs;

Tiesiskais pamats:

  • Līguma noslēgšanai un izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta b)apakšpunkts),
    apstrādātie dati nepieciešami, lai noslēgtu un izpildītu līgumsaistības ar līgumslēdzēja
    pusi, kura ir fiziska persona;
  • Juridisku pienākumu izpildei (VDAR 6.panta 1.punkta c)apakšpunkts), lai
    nodrošinātu grāmatvedības dokumentu atbilstību normatīvajiem aktiem, kas
    reglamentē grāmatvedības kārtošanu, piemēram, Grāmatvedības likumam.

Glabāšanas termiņš
Saņemto personas datu uzglabāšana tiek veikta atbilstoši Grāmatvedības likumam.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki – grāmatvedība, citi pilnvarotie darbinieki atbilstoši
    kompetencei;
  • Pārziņa nolīgtie apstrādātāji – grāmatvedības sistēmas uzturētājs;

4.1.6. Videonovērošanas veikšana
Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis veic videonovērošanu šādiem mērķiem – Īpašuma
aizsardzībai un noziedzīgu nodarījumu novēršanai, lai nodrošinātu uzņēmuma un trešo
personu tiesisko interešu aizsardzību; pierādījumu iegūšanai, saglabāšanai un iesniegšanai
tiesībsargājošajām institūcijām.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • Veicot videonovērošanu var tikt apstrādāti šādi personas dati – personas izskats un
    darbības videonovērošanas zonā, transportlīdzekļa reģistrācijas numurs.

Tiesiskais pamats:

  • Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts).
    Pārzinim veikt videonovērošanu ir leģitīma interese aizsargāt savu mantu un citas
    materiālās vērtības un aizsargāt savu darbinieku tiesiskās intereses. Interešu
    īstenošanai Pārzinis videoierakstus ir tiesīgs nodot uzraudzības iestādēm atbilstoši
    kompetencei, piemēram, Valsts policijai, ja nodošanai pastāv tiesiskais pamats un tas
    ir nepieciešams Pārziņa tiesisko interešu aizstāvībai.

Glabāšanas termiņš
Videonovērošanas ierakstu uzglabāšana tiek veikta 14 dienas. Šis termiņš var tikt pagarināts,
ja uzņemtais videomateriāls ir nepieciešams Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki;
  • Tiesībsargājošās iestādes.

4.1.7. Sabiedrības informēšanai par uzņēmuma darbību
Šīs datu apstrādes ietvaros Pārzinis veic Pārziņa organizēto pasākumu un Pārziņa
uzņēmējdarbībā nozīmīgu notikumu fotografēšanu vai filmēšanu, lai sabiedrību informētu par Pārziņa uzņēmējdarbības veikšanu un popularizēto tā sniegtos pakalpojumus. Šīs datu apstrādes ietvaros fotoattēli un videomateriāli var tikt publicēti Pārziņa sociālo tīklu,
Instagram, Facebook, Linkedin profilos.

Nolūka ietvaros var tikt apstrādātas šādas personas datu kategorijas:

  • Fotoattēls, videoattēls un veiktās darbības tajā. Publicētie materiāli netiks sasaistīti ar
    Datu subjektu vārdu, uzvārdu vai citu identificējošo informāciju.

Tiesiskais pamats:

  • Pārziņa leģitīmo interešu īstenošanai (VDAR 6.panta 1.punkta f)apakšpunkts), lai
    informētu sabiedrību par Pārziņa sniegtajiem pakalpojumiem un nozīmīgiem
    uzņēmuma notikumiem un attīstību. Pasākumu fotografēšanu un filmēšana nodrošina
    arī to, ka Pārzinis var dokumentēt savas veiktās aktivitātes, lai veidotu Pārziņa
    nozīmīgu notikumu arhīvu. Fotogrāfijas un videomateriāli pirms to publiskošanas tiek
    rūpīgi pārskatīti, lai nodrošinātu, ka netiek pārkāptas datu subjekta tiesības uz
    privātumu.

Glabāšanas termiņš
Publiskotie foto un video materiāli tiks glabāti un publiski attēloti 5 gadus. Gadījumā, ja foto
un video materiālam ir būtiska arhīviska vai vēsturiska nozīme Pārziņa uzņēmējdarbībā, šie
materiāli var tikt saglabāti ilgāku laika periodu līdz nolūka sasniegšanai.

Iespējamie personas datu saņēmēji:

  • Pārziņa pilnvarotie darbinieki (mārketinga speciālists);
  • Jebkura trešā persona, kura tiesiski piekļūst publicētajiem materiāliem.

5. Personas datu nodošana ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas ekonomiskās zonas valstīm

5.1. Pārzinis personas datus var nodod ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas
zonas valstīm.
5.2. Ja Pārziņa sadarbības partneri – Apstrādātāji, kam Pārzinis ir uzticējis Pārziņa
uzdevumā apstrādāt Klienta personas datus, veic to apstrādi ārpus Eiropas Savienības
un Eiropas Ekonomikas zonas, tad Pārzinis pārliecinās, ka attiecībā uz datu drošību un
tehniskām prasībām attiecīgie pakalpojumu sniedzēji ievēros tādas prasības, kādas ir
noteiktas Regulā Nr.2016/679, citos Eiropas Savienības un Latvijas Republikas
normatīvajos aktos un labas prakses vadlīnijās. Piemēram, izmantojot Google e-pasta
servisu personas dati var tik nodoti ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās
zonas valstīm. Šī nodošana notiek pamatojoties uz VDAR 45.pantu, kā ietvaros Eiropas
Komisija ir pieņēmusi lēmumu, atzīstot datu nosūtīšanu par adekvātu uz ASV
gadījumā, ja organizācija ir pievienojusies EU-U.S. datu privātuma ietvaram.
Adekvātuma lēmums pieejams šeit: https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-
dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en

6. Datu subjekta tiesības

6.1. Datu subjektam ir tiesības, iesniedzot Pārzinim iesniegumu klātienē un uzrādot personu
apliecinošu dokumentu vai iesūtot elektroniski uz e-pastu info@baltukoks.lv ar drošu
elektronisko parakstu parakstītu iesniegumu:
6.1.1. vērsties pie Pārziņa un lūgt informāciju par savu personas datu apstrādi, ko veic
Pārzinis;

6.1.2. pieprasīt veikt savu personas datu papildināšanu vai labošanu, dzēšanu vai apstrādes
ierobežošanu vai iebilst pret savu personas datu apstrādi, kā arī tiesības pieprasīt datu
pārnesamību;
6.1.3. atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, ja Datu subjekta personas datu
apstrādes pamats ir Datu subjekta piekrišana, taču tas neietekmē to apstrādes darbību
likumību, kas veiktas tad, kad piekrišana bija spēkā.
6.1.4. iesniegt sūdzību par nelikumīgu personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā, ja Datu
subjektam par to rodas šaubas;
6.1.5. jebkurā gadījumā realizēt visas savas kā Datu subjekta tiesības, kas noteiktas
Vispārīgās datu aizsardzības regulas III nodaļā.
6.2. Pārzinis izvērtēs Datu subjekta pieprasījumu un īstenos Datu subjekta tiesības atbilstoši
normatīvo aktu prasībām. Atbildi uz Datu subjekta iesniegumu Pārzinis sniegs ne vēlāk
kā viena mēneša laikā, atsevišķos gadījumos, Pārzinis var pagarināt atbildes sniegšanu
vēl par diviem mēnešiem, par ko Pārzinis informēs Datu subjektu;

7. Saziņa ar Pārzini

7.1. Jebkādu jautājumu vai neskaidrību gadījumā saistībā ar Pārziņa veikto personas datu
apstrādi, Datu subjektiem jāsazinās ar Pārzini, izmantojot 2.punktā noradīto
kontaktinformāciju.

8. Cita informācija

8.1. Privātuma politikā pēc nepieciešamības var tikt veiktas izmaiņas. Aktuālā Privātuma
politikas versija tiek publicēta tīmekļa vietnē www.baltukoks.lv sadaļā privātuma
politika.
8.2. Šī privātuma politika stājas spēkā 2024.gada 22.jūlijā